안녕하세요. 현재 교환학생을 신청한 와중 Financial Aid에 관해 매우 다급한 상황이 생겨서 이렇게 올립니다.
결론부터 말하자면 신청과정에서 생긴 사소한 실수 때문에 대학에서 이번학기 Financial Aid를 취소시키겠다는 연락을 받고 현재 Appeal을 신청한 상태이며, 향후 대응에 관한 문의를 드리고자 이렇게 올리게 되었습니다.
우선 상황설명을 드리겠습니다.
저는 2013년에 미국영주권을 획득한 한국시민권자이며, 미국 미시간대학 앤아버에 재학중입니다. Fall 2016 부터 만 24살이 넘어 법규에 의해 전액 Financial Aid를 받게 되었습니다. 애초에 FAFSA 신청기간이 지났음에도 불구하고 2016-2017의 전액 재정보조를 약속받았으며, 실제로 지난 학기에는 학비 $24,000을 전액 환불받았습니다. 그리고 2017 Winter, 즉 이번학기에는 일본대학에 교환학생을 가게 되었습니다. 교환학생 기간은 4월부터 시작이어서, 크리스마스 이후부터 계속 한국에서 머물며 교환학생을 준비하던 중이었습니다. 비록 교환학생이라고 하더라도, 모두 In-Residence Credits로 간주가 되며, 제가 12월에 직접 장학금 오피스를 방문하여 문의했을때, 교환학생을 갈 경우에 추가로 장학금 오피스에 제출해야 되는 서류는 없으며, 자동으로 학비가 면제 될꺼라는 답변을 받았습니다.저는 혹시나 서류에 차질이 생기거나 문제가 생길까 싶어, 교환학생 담당자에게 몇번이나 찾아갔고, 장학금 오피스에도 계속 찾아가며 필요한 서류들을 전부 제때 제출해 왔습니다.
그런데 이번주에 문제가 생겼습니다. 사실 교환학생 담당자가 상담 시 STDABRD 343라는 과목을 언급했었습니다. (Study Abroad 343)교환학생시 In-Residence Status를 유지하기 위해 온라인에서 형식적으로 등록하는 과목이며, 실제로 앤아버에서 수강하는 과목은 아닙니다. 이 과목을 Add/Drop Deadline (1/24) 전에 등록하라고 말했었기에, 저는 12월 경 등록을 몇번 시도했지만, 아직 수강신청 기간이 열리지 않아서 올려놓기만 하고 등록을 하지 않고 있었습니다.
문제는 그 이후에 제가 다른 일들을 하고 기타 교환학생 서류를 처리하느라 이 과목을 등록하는 것을 잠시 까먹고 있었습니다. 그런데, 2월 초에 (2/3) 미시간에서 급하게 메일이 와서 제가 등록하지 않은 STDABRD 343 의 수강신청 기간이 지났으며, override를 제공할테니 최대한 빨리 등록하라는 연락이 왔습니다. (학기는 1월 초에 시작했습니다)
저는 override를 이용해 enrollment를 완료하여 교환학생을 다녀오는 문제는 해결했지만, 장학금 오피스에서 제가 수강신청기간이 지났으므로, 이번학기 financial aid를 제공해 줄수 없다는 연락이 왔습니다.
그 이전에 이 과목을 늦게 등록하면 financial aid를 제공해 줄 수 없다는 얘기는 한번도 못 들었고, 또 그 이전에 교환학생 담당자에게 메일로 서류 프로세스에 관해 물어봤을때, 별 문제 없다는 말을 들었던 저이기에 매우 당황스러웠습니다.
또한, 장학금 오피스에선 제가 과목을 빨리 등록하라는 메일을 1/30일 에야 보내왔습니다. 다만, 장학금 오피스에선 appeal을 documents 할수 있는 기회를 주었습니다.비록 제가 실수한것을 알고 있고, 또 후회하고 있지만, 갑자기 당황스러워서 일단 appeal 답변을 보냈습니다. 내용은 아래와 같습니다:
1) "Hello, thanks for your reply and giving me opportunity to appeal. Here is my explanation:
In fact, I tried to enroll for the STABRD343 at December for several times as soon as I got notification from CGIS office, but I could not enroll for it because it was too early I guess. I worried about it, so I asked about my financial aid status and any other affairs for several times to CGIS office and Student Financial Service by direct visiting and e-mail. I received answers that in most cases, the financial aid will be offered for exchange student as long as it is in-residence credits and I don't need any further documents for it. In addition, I also received answers that my status as an exchange student is secured as long as I checked all the boxes and signed up every required documents at the CGIS website.
I misunderstood myself that my status not only as an exchange student, but also as a recipient of financial aid is secured since I made sure my position as an exchange student (in-residence) has secured already. I did not know that I cannot maintain my financial aid status if I add the course later than deadline. I tried to enroll for that course at the mid of January for once, but I failed it again because the Wolverine Access was blocked while I was in Korea. (It said it is a maintenance time) I guess because of the time zone difference, I could not match the proper time that I can proceed enrollment. I apologize for my mistake and my misunderstood. Thank you in advance for giving me another opportunity and concern."
2) "I want to provide more information about the situation before deadline, if you are fine with it.
I tried to enroll for the STABRD343 at Mid-January (about 1/23~1/24, according to my memory)
for several times, but because of some reasons such as time conflicts or server difference, I could not access to Wolverine Access. It showed "unable to contact" or "it is now maintenance time" on the screen instead. I did not heard about its relationship with financial aid, so I misunderstood that I was automatically enrolled for Winter Term 2017 as an exchange student. I heard about the urgency of this issue and my dis-enrollment after Add/Drop Deadline. Fortunately, I could enroll for this course by helps from CGIS office and financial aid office. In fact, if I cannot maintain my financial aid status, it is very difficult for me to continue my exchange student plan and finish my academic curriculum, even though I am senior year already. Thanks for your concerns and I hope you to understand my situation.
P.S If I have to submit more documents or getting through more processes please let me know."
요약: 1) 시차/서버 문제 때문에 학교 홈피에서 제떄 등록할 수 없었다. 2) 서류를 전부 제출해서 자동으로 등록된 줄 알았다.
3) 그 이전에 수강신청과 재정보조와의 상관관계에 대한 고지를 받은 적 없고, 빨리 등록하라는 메일도 deadline 후에 받았다.
(담당자가 임의로 결정하는 것이 아닌, review committee 이 매주 월요일 열리고 이 심사위원회에서 제 장학금 appeal 의 acceptance 여부를 결정하는 구조이며, 담당자는 안건을 올리고 저를 대변하는 역활입니다.)
이러한 메일을 보내 Senior Financial Aid Officer가 심사위원회에 안건을 올렸지만, Special Circumstance가 아니란는 이유로 Deny를 받았습니다. 3주동안의 기간이 있었다는 이유인것 같더군요. 저는 상황이 매우 다급함을 알고 어제부로 급히 서울에서 앤아버에 도착해서 Director 에게 직접 Appeal할 기회를 얻었습니다. (2/23)
Officer는 다만, Director와의 이번주 목요일 미팅에선 위에 언급하지 않은 합리적 이유 (Out of My Control) 을 대야 한다고 조언했습니다. 이럴 경우, 어떠한 대책이 있을까요?
개인적으로는 의학적 이유 (한국에서 정신신경과 치료를 받고 있었고, 미국에서도 몇년간 받았을 만큼 고질적임) 로 인해 신경쓰지 못한점과 이 문제가 교환학생 데드라인 매뉴얼에 없었으며, 따라서 적절한 시기에 연락이 두절되어 한국에서 적절한 조치를 취할수 없었던 점 등을 말하려고 합니다. 또한 이번이 첫번째 교환학생인데 처음부터 이런식으로 망쳐버리면 학교에도 좋을 것이 없다는 점. 마지막으로, 제 상황이 경제적으로 재정보조가 반드시 필요한 상황이라는 것을 강조하려고 합니다. (증거자료는 전부 있습니다.)
이 문제에 대해 강남의 유학원을 전부 돌아다녀 봤지만, 적절한 도움을 구할수 있는데가 없어서, 결국 여기까지 왔습니다. 그 사람들은 이렇게 빡빡하게 나오는 경우는 처음봤다고 하네요. 정부의 quarter 문제 때문이라면, 이미 반년전에 재정보조 신청해서 전액 약속받았으므로 정부 quarter 에 또 걸릴 이유가 없는데다가 대학이 돈이 없는 것도 아닌데 왜 이렇게 나오는 지 모르겠네요. 혹시라도 좋은 답변을 주신다면 정말 감사드리겠습니다.
감사합니다. ^^